Steven Johnson heeft een reputatie als onderzoekssoftware-nerd. Als auteur van 13 non-fictieboeken is hij voortdurend op zoek naar digitale hulpmiddelen om zijn creatieve proces te stroomlijnen. Dus toen grote taalmodellen – die tekstgenererende AI-tools zoals ChatGPT aandrijven – aandacht begonnen te krijgen, was hij vooral geïnteresseerd in wat ze konden betekenen voor het organiseren van informatie.
In 2022 een artikel Johnson schreef over LLM's voor de New York Times trok de aandacht van onderzoekers van Google Labs, de experimentele AI-afdeling van het technologiebedrijf, die naar hem toe kwamen met een voorstel: zou hij hen helpen het soort digitale onderzoeksassistent te ontwikkelen waar hij van droomde? Het resultaat is NotebookLM, een tool voor het maken van notities die AI gebruikt om te helpen bij het organiseren, samenvatten en beantwoorden van vragen over de informatie die u eraan geeft. “De manier waarop wij erover nadenken is dat het een hulpmiddel is om dingen te begrijpen”, zegt Johnson.
Generatieve AI wordt gretig toegepast op het gebied van productiviteitstechnologie, met nieuwe en bestaande tools die veelbelovende functies bieden die u kunnen helpen uw planning te stroomlijnen, e-mails te vereenvoudigen en effectiever aantekeningen te maken. Ik ben over het algemeen sceptisch geweest over dergelijke producten, in de veronderstelling dat tegen de tijd dat ik heb zitten rommelen om ze op te zetten, ik waarschijnlijk de meeste productiviteitsvoordelen ervan teniet heb gedaan. Maar nu er een nieuwe generatie op het toneel verscheen, vroeg ik me af of mijn workflow niet zou kunnen profiteren van een AI-boost. Kunnen deze tools daadwerkelijk enkele van de door AI-acolieten geclaimde voordelen bieden, waardoor meer alledaagse aspecten van het werk worden geautomatiseerd en ik de vrijheid krijg om me te concentreren op creatieve inspanningen?
Ik benaderde NotebookLM met de nodige voorzichtigheid en merkte de disclaimer onder aan het scherm op: „NotebookLM kan soms nog steeds onnauwkeurige antwoorden geven, dus misschien wilt u eventuele feiten onafhankelijk bevestigen.“ Als journalist ben ik op mijn hoede voor de neiging van AI om te “hallucineren”. Maar NotebookLM verschilt van tekstgeneratoren zoals ChatGPT, Claude of Gemini doordat het alleen werkt met de informatie die u verstrekt. U kunt voor een project een nieuw “notitieboekje” starten en maximaal 50 “bronnen” uploaden. Deze kunnen pdf's, audiobestanden (die automatisch worden getranscribeerd), .txt-bestanden, weblinks en Google Docs omvatten. Ik probeerde aantekeningen en interviewbestanden te uploaden voor een verhaal waaraan ik werkte, en vroeg vervolgens de “Notebook-gids” – een AI-assistent – om een briefingdocument te maken op basis van de inhoud ervan.
Ik zag meteen de oproep. De korte samenvatting vatte de belangrijkste punten samen die uit urenlange audio naar voren kwamen en legde verbanden tussen mijn bronnen. Er werden zelfs belangrijke citaten uit gehaald. Met behulp van de AI-chatfunctie ondervroeg ik het materiaal verder, vroeg welke bevindingen het meest verrassend waren en stelde ik specifieke vragen over de inhoud. In plaats van door mijn transcripties te bladeren om te onthouden welke geïnterviewden een bepaald punt naar voren hadden gebracht, vroeg ik eenvoudigweg: “Wie sprak over (X-onderwerp)?” en kreeg een gedetailleerde samenvatting van wie wat zei – samen met voetnoten die mij naar de exacte bewoording in het originele materiaal verwezen.
Het is de beperking die de kern vormt van NotebookLM – alleen gebruik maken van de informatie die u verstrekt – die het zo nuttig maakt. Ik zag dat het werd overgenomen door studenten en kenniswerkers van alle pluimage. Johnson zegt dat hij een notitieboekje heeft voor zijn volgende boek, waarin hij ideeën opslaat en de gids vraagt om hoofdstukstructuren of sleutelfiguren voor te stellen. „Dat is een soort notitieboekje voor doelgericht brainstormen“, zegt hij. Hij heeft er ook een voor het NotebookLM-project zelf, waar hij aankondigingen en memo's verzamelt. Hij gebruikte de gids om een persbericht op te stellen voor een nieuwe rubriek, en liet die een eigen slogan bedenken: ‘Denk slimmer, niet harder.’
Er zijn nadelen. De gids geeft lange antwoorden op vragen, wat resulteert in veel tekst om doorheen te waden, en ik merkte dat er een niveau van subjectiviteit in de door AI gegenereerde samenvattingen kroop (het vond mijn interview met Johnson “fascinerend”). Dit was vooral duidelijk in de optie “Audiooverzicht”, een veel gehypte functie die een door AI gegenereerde podcast van 10 minuten creëert op basis van uw bronnen. In het begin is het behoorlijk verbijsterend: het klinkt echt alsof twee podcast-hosts met kennis van zaken het onderwerp bespreken. Maar ik ontdekte dat het uit mijn materiaal werd geëxtrapoleerd, waardoor waardeoordelen ontstonden die niet noodzakelijkerwijs de oorspronkelijke inhoud weerspiegelden.
NotebookLM heeft mij zeker tijd bespaard bij het lokaliseren van informatie, maar productiviteit gaat niet alleen over efficiëntie. Johnson gelooft dat de tool creativiteit op een dieper niveau kan ondersteunen. Hij heeft één notitieboekje dat hij zijn 'allesnotitieboekje' noemt. Het bevat duizenden citaten die hij de afgelopen 25 jaar uit e-boeken heeft verzameld, en langzaam voegt hij de tekst toe van alle boeken die hij heeft geschreven. Vervolgens behandelt hij het als een verlengstuk van zijn geheugen, waarbij hij de AI-chat gebruikt om interessante onderwerpen weer boven te halen of verbanden tussen bronnen te leggen. „Het is ongelooflijk goed om gewoon te zeggen: 'Oh ja, 15 jaar geleden las je dat artikel over mierenkolonies'“, zegt hij.
Tzijn idee van het uitbesteden of uitbreiden van de hersencapaciteit is een veel voorkomend thema in productiviteitskringen. De metafoor van een ‘tweede brein’ komt vaak naar voren. “Het concept van het tweede brein is in feite een manier die je in staat stelt om een ander product te hebben dat veel van het zware werk voor je doet, waardoor je ruimte krijgt voor meer hoogwaardig werk”, zegt Robbie O'Connor van het in San Francisco gevestigde productiviteitsplatform Begrip. O'Connor werkte vroeger aan Google Maps en vergelijkt het idee van het tweede brein met hoe die app onze navigatiemogelijkheden een boost gaf. “Het gaf je veel meer kracht, veel meer vrijheid en veel meer betrouwbaarheid”, zegt hij.
Notion biedt een reeks organisatorische hulpmiddelen, met diverse sjablonen voor het maken van aantekeningen, waaronder een takenlijst, projectplanner en budget, evenals AI-functies. Het heeft ook een kalender-app en kondigde vorige maand een aanstaande e-mail-app aan. Ik vond het overweldigend toen ik inlogde – meestal schrijf ik gewoon een to-do-lijst op papier. Terwijl ik speels begon met het invullen van een wekelijkse to-do-lijst, een gewoonte-tracker en een projectplanner, kon ik niet anders dan het gevoel hebben dat ik het uitstelde in plaats van het werk dat ik van plan was daadwerkelijk te doen. Een groot deel van de aantrekkingskracht van Notion schuilt echter in de samenwerkingsfuncties wanneer deze binnen teams worden toegepast; Toen ik solo werkte, miste ik deze voordelen.
na nieuwsbriefpromotie
Nog een notitieproduct, Capaciteitenis intuïtiever, maar toch enigszins intimiderend. Dit werd gelanceerd in 2022 en kreeg onlangs een boost aanbevolen door Casey Newtoneen technologiejournalist en een krachtige gebruiker van productiviteitstools. Het grote idee van Capacities is om het traditionele computeropslagsysteem met bestanden en mappen af te schaffen. In plaats daarvan worden notities per type geclassificeerd als ‘objecten’ – bijvoorbeeld een boek, pdf, persoon, weblink, afbeelding of document. Vervolgens kunt u deze objecten ordenen en koppelen door ze te verzamelen of tags toe te voegen. Het idee is dat je relevante aantekeningen gemakkelijker zou moeten kunnen herontdekken; ze worden in de loop van de tijd beter georganiseerd, in plaats van vanaf het begin één enkele gedefinieerde locatie te hebben. “Het heeft geen zin om dingen op te slaan en te ordenen als je daar uiteindelijk niets aan hebt”, zegt mede-oprichter Steffen Bleher. Er is ook een AI-assistent.
Ik begon objecten te verzamelen, verhaalideeën op te schrijven en interessante links toe te voegen. Het was een goede manier om dingen op één plek te houden; Normaal gesproken noteerde ik ideeën in de Apple Notes-app en bladwijzerlinks in mijn browser. Maar nadat ik Capacities een tijdje had gebruikt, merkte ik dat ik niet zoveel aantekeningen had om te profiteren van de informatienetwerkaanpak. Het was duidelijk dat er een langetermijnengagement nodig was om er het maximale uit te halen. Voor Bleher zijn capaciteiten in feite een levensstijlkeuze; hij gebruikt het voor zowel professionele als persoonlijke doeleinden, waarbij hij gedachten toevoegt aan de boeken die hij leest en ideeën die voortkomen uit gesprekken met vrienden. Een videotour door mede-oprichter Michael von Hohnhorst laat hem zien hoe hij reflecties opschrijft over een podcast waar hij zojuist naar heeft geluisterd en favoriete citaten en recepten opslaat. Ik kan me niet voorstellen dat ik mijn leven in deze mate zou documenteren. A Capaciteiten blogpost staten: “Het bouwen van een tweede brein vergt discipline.” Misschien is dit wat ik mis.
Bleher erkent dat een klein cohort van productiviteits-power-users overschaduwd wordt door een veel langere staart van mensen die gewoon een oplossing willen voor een specifiek workflowprobleem waarmee ze kampen. Ook al valt hij duidelijk in het eerste kamp, hij heeft een pragmatische kijk op de adoptie van nieuwe technologie. „Veel mensen trappen in de productiviteitsval dat ze gekke instellingen nodig hebben en meer dingen moeten doen, en uiteindelijk stellen ze het uit en krijgen ze niets gedaan“, zegt hij.
Anna Gurun, associate director bij HSM Advisory, een adviesgroep voor de toekomst van werk, herhaalt dit sentiment. “De grote uitdaging is het verwarren van productiviteit met drukte”, zegt ze. U kunt in een takenlijst-app veel taken afvinken, maar bereikt u ook daadwerkelijk wat u moet doen? Uw AI-agenda organiseert misschien wel uw planning, maar besteedt u nog steeds te veel tijd aan onnodige vergaderingen? „Als je niet duidelijk weet welke resultaten je wilt bereiken, kun je de tool niet effectief gebruiken“, zegt ze. Productiviteit heeft ook een meer emotionele kant, voegt ze eraan toe, waar technische hulpmiddelen niet echt bij kunnen helpen. Misschien ben je minder productief omdat je slecht slaapt of omdat je net een slechte relatiebreuk hebt gehad. De apps kunnen mislukkingen ook groter laten lijken, zegt ze: “Je vergroot gedrag als het ware.”
Deze woorden kwamen in me op toen ik terugkeek naar een kalenderhulpmiddel dat ik had uitgeprobeerd. Er zijn veel slimme planningstools beschikbaar – ik heb gekozen voor Reclaim.ai, eigendom van Dropbox. Het synchroniseert met Google Agenda en optimaliseert, wanneer het door teams wordt gebruikt, de beste vergadertijden voor alle aanwezigen. Het heeft ook een aantal eenvoudige maar verstandige functies, waaronder de mogelijkheid om automatisch een ‘decompress’-buffer toe te voegen na vergaderingen die een videolink bevatten en de optie om ‘gewoonten’ in te voeren – reguliere taken waarvoor u tijd wilt reserveren. Ik heb er een dagelijkse gewoonte van gemaakt om een uur te werken aan de roman die ik wil schrijven, waar Reclaim.ai op dynamische wijze tijd voor vond naast mijn andere verplichtingen. In eerste instantie was het hebben van de kalenderherinnering een goede motivator, maar ik besefte al snel dat ik veel te ambitieus was geweest. Hoe geavanceerd de functies ook zijn, geen enkele planningstool kan meer uren per dag creëren, of mij dwingen het werk daadwerkelijk te doen.
Naarmate AI slimmer wordt, kan het wellicht meer van die vervelende kleine taken uitvoeren die afleiden van waar we echt tijd aan willen besteden. De volgende trend is die van AI-‘agents’ – een stap verder dan een chatbot, met de mogelijkheid om daadwerkelijk actie te ondernemen. Deze maand demonstreerde AI-bedrijf Anthropic een experimenteel AI-model die automatisch een webformulier kan invullen door gegevens op iemands computer te vinden. Google zou naar verluidt een AI-agent ontwikkelen die autonoom een vlucht kan boeken of een online aankoop kan doen.
Rahul Vohra, oprichter en CEO van de e-mailapp Bovenmenselijkzegt dat deze aanpak zal leiden tot productiviteitstools. Superhuman beschikt al over AI-functies om e-mail te schrijven, samen te vatten en te beantwoorden, en heeft er onlangs een toegevoegd die automatisch agenda-evenementen maakt op basis van e-mailgegevens. AI-agenten zouden meer kunnen doen. “Je kunt je een AI-agent voorstellen die namens jou triageert, namens jou plant, die zelfs namens jou schrijft en op een dag volledig geschreven e-mails verstuurt”, zegt hij.
Wilt u een afspraak maken of onderhandelen over een contract? Laat je bot met mijn bot praten.
