Als je nog nooit van deze app voor taakbeheer hebt gehoord, bekijk mijn volledige artikel over Todoist. Het is geweldig! (Ik ben op geen enkele manier verbonden met het bedrijf, ik ben slechts een enthousiaste gebruiker.)
Door de jaren heen hebben Kate en ik een aantal speciale checklists ontwikkeld die we gebruiken om onze taken in zowel ons professionele als persoonlijke leven onder controle te houden. We hebben Todoist-checklists met artikelideeën die we willen uitvoeren en Todoist-checklists met familie- en huishoudelijke taken die gedaan moeten worden, die we vaak bespreken tijdens onze wekelijkse huwelijksbijeenkomsten.
Op dat laatste front heb ik een aantal checklistcategorieën ontwikkeld voor alles, van levensadministratie tot huisonderhoud. Het doel van deze lijsten is om mij te helpen beter zijn in huishoudkunde in de aristotelische zin. Ik dacht dat mensen ze misschien nuttig zouden vinden. Daarom heb ik gratis sjablonen gemaakt die je kunt downloaden in je Todoist-app.
4 Todoist-sjablonen om je leven te stroomlijnen
Op Todoist kun je een “Project”-map aanmaken waarin je een checklist met taken kunt maken.
Ik gebruik drie basiscategorieën van projecten:
- Projecten met veelal eenmalige taken. Een voorbeeld hiervan is mijn Huishoudproject. Op deze checklist staan eenmalige taken zoals ‘Bel de loodgieter om de gootsteen te repareren’. Wanneer u een eenmalige taak afvinkt, verdwijnt de taak uit de lijst.
- Projecten met terugkerende taken. Een voorbeeld hiervan is, zoals u hieronder zult zien, 'Life Admin'. Dit zijn taken die ik elke week/maand/kwartaal moet uitvoeren. Wanneer u een terugkerende taak aan een projectchecklist toevoegt, geeft u deze een terugkerende vervaldatum, bijvoorbeeld 'elke zondag'. Wanneer u de taak vervolgens afvinkt, wordt deze automatisch opnieuw ingevuld in de lijst met de vervaldatum voor volgende zondag.
- Projecten voor terugkerende (maar incidentele) situaties. Dit zijn projecten voor situaties die niet regelmatig voorkomen, maar als ze zich toch voordoen, zijn de taken elke keer hetzelfde, bijvoorbeeld het voorbereiden van het vertrek op vakantie.
Omdat projecten met strikt eenmalige taken zeer variabel zullen zijn, concentreer ik me hier op de sjablonen die ik gebruik voor projecten met regelmatig terugkerende taken en projecten voor terugkerende, incidentele situaties.
Hieronder zal ik u laten zien hoe u elk type kunt gebruiken; de eerste stap voor beide is uiteraard downloaden en installeren Todoistals u de app nog niet heeft.
Sjablonen voor terugkerende taken
De volgende twee projectsjablonen bieden checklists voor terugkerende taken. Nogmaals, wanneer u een terugkerende taak in deze projecten afvinkt, wordt de taak automatisch opnieuw ingevuld in de lijst met de vervaldatum voor de volgende week/maand/kwartaal. Ik heb terugkerende deadlines voor de taken gemaakt (zoals “elke 4e zaterdag”), maar je kunt deze naar wens aanpassen.
Life Admin is het kantoorwerk van het leven. Het zijn de dingen die u moet doen om uw huishouden draaiende te houden. Rekeningen betalen. Papierwerk invullen. Boodschappen kopen.
Sommige levensadministratie bestaat uit eenmalige taken die zo nu en dan voorkomen. Denk aan het aanmelden van kinderen voor sport of het beheren van de nalatenschap van een onlangs overleden ouder.
Maar veel levensadministratie komt dagelijks, wekelijks en maandelijks terug. Door de jaren heen heb ik een checklist voor de levensadministratie ontwikkeld die ik gebruik om deze vervelende terugkerende levensadministratie bij te houden. Het meeste ervan is zo ontworpen dat de dingen zich niet opstapelen, en dat ik niet met een grote administratieve bom zit die ik moet oplossen. Je zult dus merken dat mijn checklist voor de levensadministratie uit veel onderhoudszaken bestaat, zoals het maken van een back-up van mijn computer, het opruimen van oude sms-berichten en het wegwerken van oud papierwerk. Misschien zijn sommige dingen op mijn lijst nuttig voor je. Voeg er iets aan toe of neem er iets vanaf op basis van uw behoeften.
Heeft u nog meer strategieën nodig om uw levensadministratie beter aan te pakken? Luister naar deze aflevering van de AoM-podcast voor enkele handige en praktische suggesties:
Een van onze meest populaire artikelen aller tijden is onze checklist voor onderhoud van uw huis die we in 2013 publiceerden. Ik heb die checklist voor huisonderhoud overgenomen en er een Todoist-project van gemaakt. De lijst is onderverdeeld in de volgende secties: Maandelijks, Herfst, Winter, Lente en Zomer.
**Sjablonen downloaden voor terugkerende taken**
Alle onderstaande sjablonen worden opgeslagen als CSV-bestanden. Je gaat ze importeren als een Todoist Project.
Hier ziet u hoe u dat doet. We gebruiken de Life Admin-checklist als voorbeeld.
Download het Life Admin CSV-bestand naar uw computer (klik op de link).
Er wordt een tabblad geopend met het bestand in Google Drive. Klik op de downloadknop om het naar uw computer te downloaden.
Klik op de ‘+’ naast ‘Mijn projecten’ en klik vervolgens op ‘Project toevoegen’.
Geef het project de naam 'Life Admin' en klik vervolgens op de rode knop 'Toevoegen' in de rechteronderhoek.
Klik nu op de drie stippen naast Life Admin in uw projectenlijst.
Klik op 'Importeren uit CSV'.
Selecteer het Life Admin CSV-bestand dat u hebt gedownload.
Bada bing! Je hebt de Life Admin Checklist die ik gebruik om mijn levensadministratie bij te houden. Hetzelfde kunt u doen met de Onderhoudschecklist voor uw huis.
Sjablonen voor incidentele situaties
Ik heb ook een aantal checklists gemaakt die ik alleen gebruik voor bepaalde situaties, zoals op vakantie gaan of een backpacktocht maken, die niet dagelijks of wekelijks voorkomen. Ik heb deze checklists niet voortdurend in mijn Projectmenu nodig. Ik moet ze alleen bij speciale gelegenheden binnenhalen. Todoist heeft een handige functie waarmee je dit kunt doen.
Een ander populair artikel uit het verleden ging over wat u moet doen voordat u op vakantie gaat. Ik heb de checklist die we daar aanleverden omgezet in een Todoist-sjabloon.
Dit is een lijst die u niet voortdurend in uw projectmenu hoeft te bewaren. Sla het gewoon op als een sjabloon zoals ik hierboven liet zien. Kopieer de sjabloon Vakantiechecklist naar uw Projectmenu de week voordat u op vakantie gaat. (Ik laat je hieronder zien hoe je dat doet.)
De McKay's hou van backpackenen door de jaren heen hebben we een lijst ontwikkeld met dingen die we moeten inpakken en doen voordat we vertrekken voor een backpacktocht. Het helpt echt bij het stroomlijnen van zaken en zorgt ervoor dat we geen essentiële apparatuur vergeten.
Net als de Vakantiechecklist hoeft u deze niet altijd in uw Projectmenu te bewaren. Sla het gewoon op als een sjabloon en kopieer het sjabloon naar uw Projectmenu de dag voordat u vertrekt voor uw backpacktocht.
**Sjablonen downloaden voor eenmalige situaties**
Laten we de Vakantiechecklist voor ons voorbeeld gebruiken.
Download de Vakantiechecklist (klik op de link).
Wanneer het tabblad wordt geopend, klikt u op de downloadknop zoals u deed met het Life Admin-bestand.
Klik op de ‘+’ naast ‘Mijn projecten’ en klik vervolgens op ‘Project toevoegen’. Geef het project de naam ‘Vakantiechecklist’ en klik vervolgens op de rode knop ‘Toevoegen’ in de rechterbenedenhoek.
Klik nu op de drie stippen naast Vakantiechecklist in uw projectenlijst.
Klik op 'Importeren uit CSV'.
Selecteer het CSV-bestand Vakantiechecklist dat u hebt gedownload.
Klik op de drie stippen naast de Vakantiechecklist in uw projectmenu.
Klik op ‘Opslaan als sjabloon’.
Todoist zal je vragen om te beschrijven waar dit sjabloon voor is. Ik heb zojuist 'Sjabloon om te gebruiken voordat ik op vakantie ga' getypt. Klik op de rode knop ‘Opslaan’.
Uw vakantiechecklist wordt nu opgeslagen als een sjabloon die u indien nodig in uw projecten kunt gebruiken.
Als u niet binnenkort op vakantie gaat, verwijdert u het project Vakantiechecklist uit uw projectenlijst door op de drie stippen naast 'Vakantiechecklist' te klikken en op 'Verwijderen' te klikken.
De week voordat u op vakantie gaat, plaatst u uw vakantiechecklist in uw projectmap door op 'Bladeren door sjablonen' onder aan uw projectmenu te klikken.
Klik vervolgens op “Vakantiechecklist”
Klik vervolgens op de rode knop ‘Kopiëren naar Mijn projecten’.
Bam! U heeft een handige vakantiechecklist om ervoor te zorgen dat u niets vergeet voordat u op uw volgende reis vertrekt.
Zelfs als je deze specifieke sjablonen niet nuttig vindt voor jouw specifieke omstandigheden, heeft dit artikel je hopelijk enkele ideeën gegeven over hoe je Todoist kunt gebruiken om je leven te organiseren en te stroomlijnen. Het is erg handig om bij te houden de 8 checklists die je naast de standaard to-do lijst moet bijhouden. En natuurlijk ook voor het bijhouden van je kerstinkopen!
