In deze laatste aflevering van het maandblad van de FT staan de specialisten op het gebied van de juridische bedrijfsvoering die hun technologische kennis inzetten ter ondersteuning van de bedrijfsjuristen van bedrijven. Het versnellen van zaken serie voor 2024.
De serie onderzoekt de manier waarop advocaten, managers en juridische technologieaanbieders de nieuwste middelen gebruiken om gelijke tred te houden met de zakelijke behoeften: deze keer belichten we vijf juridische professionals. Ze vallen op door hun inspanningen om volledig gebruik te maken van technologie, vooral kunstmatige intelligentie, en door het verbreden van de rol en invloed van dit werkgebied van de interne juridische teams. De vijf zijn geselecteerd door FT-onderzoekspartner RSGI.
Rosario Alonso
hoofd van het juridische innovatiecentrum — Iberdrola
Een vorig jaar opgericht knooppunt voor de afhandeling van contracten is van cruciaal belang geworden voor de revisie van de activiteiten van het juridische team van het in Spanje gevestigde energiebedrijf.
Het juridische innovatiecentrum van Iberdrola, onder leiding van Rosario Alonso, automatiseert en digitaliseert alle onderdelen van het contractproces. De opdracht omvat het opslaan, opstellen, onderhandelen met leveranciers en elektronische handtekeningen met betrekking tot ongeveer 28.000 contracten per jaar. Wereldwijd maken meer dan 5.000 mensen er regelmatig gebruik van.
Door taken te automatiseren en gegevens efficiënter te delen, zegt Alonso, heeft Iberdrola de tijd die nodig is om te onderhandelen en contracten te ondertekenen met meer dan een derde kunnen verkorten. Dit komt in ieder geval gedeeltelijk doordat “iedereen (die) verantwoordelijk is voor het contract, tegelijkertijd over dezelfde informatie beschikt”.
Andere voordelen van dit digitaliseringsinitiatief zijn onder meer een elektronisch spoor voor updates van contracten en een betere afdelingsoverstijgende samenwerking tussen bijvoorbeeld de juridische dienstverlening en algemene bedrijfs-, belasting- en cyberbeveiligingsteams.
Alonso – die bijna twintig jaar bij Iberdrola heeft gewerkt en voorheen juridische diensten verleende aan afdelingen als IT en verzekeringen – zegt dat collega’s uit andere delen van het bedrijf haar regelmatig bellen voor advies over het digitaliseren van bedrijfsprocessen. “Het bedrijf heeft zijn visie op juridische dienstverlening veranderd”, merkt ze op, en voegt eraan toe dat ze vooral geniet van de “voortdurende nieuwe uitdagingen” die gepaard gaan met de transformatie van Iberdrola's juridische functie.
Antonello Gargano
hoofd juridische en compliance operations, strategie-uitvoering en chef-staf — ASML
Het legal operations-team van ASML is all-in gegaan met generatieve AI. De Nederlandse leverancier van chipapparatuur maakt gebruik van verschillende AI-tools, waaronder die van een legale AI-startup Harvey en Microsofts AI-aangedreven assistent Copilot. Taken variëren van het beantwoorden van vragen over het bedrijfsbeleid tot het opgraven van informatie over juridische contracten.
Sommige juridische en compliance-specialisten van ASML zijn Harvey zelfs gaan gebruiken om zich voor te bereiden op juridische stappen, of om te beoordelen of het bedrijf aan de regelgeving voldoet, zegt Gargano.
Deze AI-projecten waren het resultaat van een brainstormsessie die vorig jaar door het juridische team werd gehouden: “We kwamen met 33 ideeën”, herinnert Gargano zich. De resulterende AI-strategie staat onder toezicht van een taskforce van ongeveer acht mensen, die de nieuwste tools testen.
Omdat Harvey is geschoold in veelomvattende jurisprudentie, beschikt zij over “enorme expertise”, zegt Gargano. Hij schat dat ASML's gebruik van Harvey en andere AI-tools haar werknemers heeft geholpen juridische en compliance-taken tussen de 15 en 20 procent sneller uit te voeren. En voor juridische taken die extra onderzoeksniveaus met zich meebrengen – met betrekking tot regels ter bestrijding van omkoping of anticorruptie, of bijvoorbeeld jurisprudentie – is de bespaarde tijd ‘veel meer’.
Maar Gargano benadrukt ook dat AI slechts een hulpmiddel is en dat de output door mensen wordt gecontroleerd. Hij verwacht niet dat het de medewerkers van ASML zal vervangen.
Leo Murgel
senior vice-president, bureau voor juridische en bedrijfszaken – Salesforce
Salesforce, een van de grootste zakelijke softwarebedrijven ter wereld, heeft zijn eigen technologie en AI-tools gebruikt om zijn juridische team te helpen de productiviteit te verhogen en de uitgaven aan externe diensten te verlagen.
In de afgelopen 18 maanden heeft het bedrijf routinetaken geautomatiseerd door gebruik te maken van een verscheidenheid aan legale AI-tools, legt Léo Murgel uit. Het team van het in Californië gevestigde bedrijf gebruikt bijvoorbeeld een juridisch onderzoeksplatform om de Amerikaanse gegevensprivacyregels samen te vatten waaraan Salesforce-software moet voldoen, maar die in de VS per staat verschillen. Salesforce gebruikt ook AI-aangedreven software om de documentatie te vertalen.
De juridische afdeling van het bedrijf maakt gebruik van die van Salesforce AI-aangedreven software voor klantrelaties om de honderden advocatenkantoren en juridische dienstverleners die zij over de hele wereld inhuurt, bij te houden. De AI vat de commerciële relatie van Salesforce met hen samen, inclusief bijvoorbeeld het vergelijken van kosten en services.
Alle door AI gegenereerde juridische informatie die Salesforce gebruikt, is geverifieerd op nauwkeurigheid, merkt Murgel op. AI-onderzoek of antwoorden op juridische vragen zullen bijvoorbeeld gebaseerd zijn op grote juridische databases, onderhouden door Salesforce-leveranciers, die links bevatten naar juridische uitspraken ter bevestiging.
Het gebruik van AI op deze manieren was een belangrijke factor in het helpen van Salesforce om het afgelopen boekjaar meer dan 5 miljoen dollar te besparen op de uitgaven aan externe juridische diensten en om juridische leveranciers beter te kunnen beheren, zegt Murgel.
En generatieve AI heeft al een ‘diepgaand’ effect gehad op de manier waarop de juridische afdeling van Salesforce werkt, door het te helpen betekenis en kennis te extraheren uit ongestructureerde gegevens, zoals documenten, e-mails en contracten.
“In een ruimte als juridisch . . . Ruim 90 procent van onze data is ongestructureerd”, merkt Murgel op. “Er is werkelijk geen ander team binnen een bedrijf dat zo gedomineerd wordt door ongestructureerde data.”
Barbara Rogers
vice-president, juridische activiteiten, strategie en transformatie – Honeywell
Honeywell, het in de VS gevestigde industriële conglomeraat, met producten variërend van thermostaten tot straalmotoren, is dit jaar begonnen aan een mondiaal project om contract-, financiële en klantgegevens met elkaar te verbinden, om het contractproces te stroomlijnen. Het kerndoel is om gegevens uit contracten in het eigen managementsysteem van het bedrijf te halen en deze vervolgens te koppelen aan bijna twintig andere IT-systemen, geleverd door verschillende leveranciers.
Het uitgebreide managementsysteem van Honeywell slaat ongeveer 90.000 inkoop- en verkoopcontracten op, met een gecombineerde contractwaarde van ongeveer $4,5 miljard per jaar.
Het project wordt geleid door Barbara Rogers, die in september het juridische operationele team van het bedrijf heeft opgericht, nadat ze voorheen senior functies bekleedde op het gebied van juridische zaken, inkoop en personeelszaken.
Voorheen waren de computersystemen die werden gebruikt voor zakelijke facturatie, klanten en contracten niet volledig geïntegreerd, zegt Rogers. “Iemand zou een inkooporder of een factuur moeten nemen en teruggaan naar het (contractbeheer)systeem om te kijken of hij kon achterhalen op welk contract het betrekking had.”
De IT-integratie, die dit jaar begon en naar verwachting begin 2026 zal worden afgerond, heeft met enkele uitdagingen te maken gehad, erkent ze. De ene heeft het personeel ervan overtuigd zich strikt aan de algemene betalingsvoorwaarden in contracten te houden, terwijl de andere AI heeft getraind om de juiste gegevens uit IT-systemen te halen. Over het geheel genomen verliep de voortgang echter soepel.
Eén voordeel dat ze verwacht is een verkorting van de tijd die nodig is om te onderhandelen en een contract te ondertekenen: in eerste instantie zou dit met minstens één tot twee dagen moeten afnemen, en uiteindelijk met maar liefst vijf dagen. Hoewel het precies kwantificeren van de verwachte verbeteringen lastig blijft, zegt Rogers dat de maatregelen Honeywell tussen de 10 en 50 miljoen dollar aan werkkapitaal kunnen besparen – op basis van een “zeer conservatieve schatting”.
Petra Stirling
Directeur Operaties, Risico's en Transformatie — Westpac Legal
In haar ruim twintig jaar ervaring in de professionele dienstverlening en de financiële dienstverlening waren de rollen van Petra Stirling vaak gericht op het nemen van het voortouw op het gebied van innovatie.
Haar laatste rol omvat het plannen en toezicht houden op de digitale transformatie bij Westpac, een van de grootste banken van Australië, waar zij hoofd juridische zaken is. Ze heeft leiding gegeven aan verschillende innovatieve digitale projecten bij de bank, meest recentelijk de uitrol van generatieve AI voor het opstellen en afsluiten van contracten van leveranciers.
Het juridische operationele team van Westpac begon dit jaar te experimenteren met verschillende generatieve AI-softwareproducten.
Hoewel hij waarschuwt dat het nog ‘vroege dagen’ zijn, zegt Stirling dat de resultaten tot nu toe veelbelovend zijn. Het team kan bijvoorbeeld een initieel contract tot 15 procent sneller beoordelen dan wanneer de advocaten de beoordeling zelf zouden voltooien.
“De productiviteitswinst draait eigenlijk om snelheid en efficiëntie”, zegt Stirling. “We zien aanzienlijke kansen om onze zeer ervaren en getalenteerde advocaten in staat te stellen de productie van (bijvoorbeeld) een eerste beoordeling van een contract van een derde partij te versnellen.”
Gezien het risico van generatieve AI-‘hallucinaties’ – wanneer de technologie informatie verzint en deze als feit presenteert – wordt alle AI-output door de advocaten van het bedrijf gecontroleerd op juistheid en om ervoor te zorgen dat de AI ethisch wordt gebruikt, voegt ze eraan toe.
Het is essentieel dat de ‘advocaat op de hoogte blijft’ als AI wordt gebruikt, benadrukt Stirling.
Het juridische operationele team van de bank heeft ook generatieve AI gebruikt om een leidraad te creëren voor de voorkeurspositie van Westpac op het gebied van diverse contractuele en regelgevende zaken, zoals betalingsvoorwaarden en cyberveiligheid.
En de bank test het gebruik van generatieve AI om video's te maken, gebaseerd op korte scripts van advocaten van Westpac, die juridische processen – zoals contractanalyse – uitleggen aan collega's in andere delen van het bedrijf. Generatieve AI “democratiseert en, vreemd genoeg, humaniseert sommige aspecten van het recht voor een breder zakelijk publiek”, merkt Stirling op.
