De eerste indieningsdeadline voor het Beneficial Ownership Information Report (BOIR) nadert snel, en voor veel in de VS gevestigde bedrijven brengt dit een nieuwe laag van regelgevende verantwoordelijkheid met zich mee. Beheerd door het Financial Crimes Enforcement Network (FinCEN) in het kader van de Corporate Transparency Act (CTA), BOIR Het indieningsmandaat heeft tot doel financiële misdaden te beteugelen door de transparantie rond de echte eigenaren van bedrijfsentiteiten te vergroten. BOIR.org heeft deze uitgebreide gids samengesteld om u te helpen op de hoogte en voorbereid te blijven wanneer deze nieuwe nalevingsvereiste van kracht wordt.
Wat is de BOIR en wie moet een dossier indienen?
De Informatierapport over economisch eigendom is een verplicht openbaarmakingsformulier dat is ontworpen om de echte eigenaren van bedrijven die actief zijn in de Verenigde Staten te identificeren en vast te leggen. Deze vereisten maken deel uit van de inspanningen van de CTA om illegale financiële activiteiten, zoals het witwassen van geld, belastingontduiking en terrorismefinanciering, te bestrijden. In wezen moeten bedrijven identificerende gegevens rapporteren van degenen die aanzienlijke controle hebben of ten minste 25% van het bedrijf bezitten.
Niet ieder bedrijf is verplicht aangifte te doen bij het BOIR. De meeste bedrijven, vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid (LLC's) en andere soortgelijke entiteiten vallen echter onder de regel, tenzij ze zijn vrijgesteld. Vrijgestelde entiteiten kunnen beursgenoteerde bedrijven, financiële instellingen en specifieke gereguleerde organisaties zijn. Neem contact op met een professional of bezoek BOIR.org voor een volledige lijst van vrijgestelde entiteiten.
Waarom deze indiening ertoe doet
De BOIR-vereiste is bedoeld om transparantie te geven aan het bedrijfseigendom in de VS, en mazen in de wet te dichten waardoor slechte actoren in het verleden onopgemerkt konden opereren. Voor bedrijven betekent dit extra werk om informatie over uiteindelijk begunstigden nauwkeurig te identificeren, verifiëren en rapporteren, maar het markeert ook een stap voorwaarts in het creëren van een veiliger bedrijfsklimaat in de Verenigde Staten. Naleving van de BOIR helpt de natie niet alleen de misdaad te bestrijden, maar toont ook uw toewijding aan ethische en wettige zakelijke praktijken.
Belangrijke deadlines die u moet kennen
De eerste indieningsdeadline van het BOIR is vastgesteld op 1 januari 2024. Hier zijn enkele belangrijke details om de beer in gedachten te houden:
- Bestaande entiteiten: Elke vennootschap opgericht vóór 1 januari 2024 heeft tot 1 januari 2025 de tijd om zijn initiële BOIR in te dienen.
- Nieuwe entiteiten: Bedrijven opgericht op of na 1 januari 2024 hebben vanaf de datum van oprichting of registratie slechts 30 dagen de tijd om hun BOIR in te dienen.
- Veranderingen in eigendom: Als er wijzigingen optreden in de informatie over uiteindelijk begunstigden, moeten bedrijven hun BOIR binnen 30 dagen na de wijziging bijwerken.
Het missen van deze deadlines kan leiden tot boetes, dus het is essentieel om ruim van tevoren een georganiseerd plan klaar te hebben.
Stappen ter voorbereiding op de BOIR-deadline voor indiening
Om ervoor te zorgen dat u aan de nalevingsvereisten van BOIR voldoet, volgen hier een paar strategische stappen:
1. Identificeer de uiteindelijk begunstigden
Een uiteindelijk gerechtigde is elke persoon die direct of indirect een eigendomsbelang van ten minste 25% bezit of aanzienlijke zeggenschap over de onderneming heeft. De eerste stap bij het opstellen van uw BOIR is het identificeren van alle personen die aan deze criteria voldoen.
Het is essentieel om zowel directe als indirecte vormen van eigendom te overwegen. Direct eigendom is eenvoudig, maar bij indirect eigendom kan wat meer onderzoek nodig zijn, aangezien het elke uiteindelijke begunstigde omvat die zeggenschap heeft via tussenliggende entiteiten of op andere manieren.
2. Verzamel de vereiste informatie
Voor elke geïdentificeerde uiteindelijke begunstigde moet u de volgende informatie verzamelen:
- Volledige naam
- Geboortedatum
- Woonadres (voor belastingaangiftedoeleinden)
- Uniek identificatienummer van het goedgekeurde document (zoals een paspoort, rijbewijs en ander door de overheid uitgegeven identiteitsbewijs)
- Een afbeelding of kopie van het identiteitsbewijs
Het is een goed idee om een veilige en georganiseerde manier te creëren om deze informatie op te slaan, zodat u deze gemakkelijk kunt raadplegen en later kunt archiveren.
3. Controleer alle informatie op nauwkeurigheid
Onnauwkeurige en onvolledige informatie kan leiden tot mogelijke boetes of de afwijzing van een aanvraag. Zorg ervoor dat alle verzamelde informatie up-to-date is en wordt geverifieerd aan de hand van officiële documenten. Als de uiteindelijke begunstigden zich in verschillende landen bevinden, kan hun documentatie verschillen. Plan dus vooruit en zorg dat u rekening houdt met eventuele aanvullende verificatiestappen.
4. Ontwikkel een doorlopend complianceplan
Na het indienen van het initiële BOIR houdt uw verantwoordelijkheid daar niet op. Eventuele wijzigingen in eigendom of zeggenschap moeten binnen 30 dagen worden gemeld. Het opzetten van een intern proces voor voortdurende naleving kan het gemakkelijker maken om deze veranderingen vast te leggen. Door iemand binnen het bedrijf aan te wijzen om compliance-updates te monitoren en het BOIR-proces te beheren, kunt u het risico verkleinen dat deadlines worden gemist of essentiële updates worden vergeten.
5. Werk samen met juridische en compliance-experts
Als dit de eerste keer is dat u een dossier van deze aard beheert, kan het raadplegen van juridische of complianceprofessionals zeer nuttig zijn. Experts op het gebied van bedrijfsnaleving kunnen u door de nuances van de wet leiden, vooral als uw bedrijf een complexere eigendomsstructuur heeft. Een deskundige adviseur kan u ook helpen bevestigen of uw bedrijf in aanmerking komt voor een vrijstelling.
Tips voor beginnende BOIR-filers
Hier volgen enkele aanvullende tips om uw eerste BOIR-aanvraag te stroomlijnen:
- Begin vroeg: Wacht niet tot het laatste moment met het verzamelen van informatie en het opstellen van het rapport. Vroegtijdig beginnen verkleint het risico op fouten en zorgt ervoor dat de deadline wordt nageleefd.
- Maak gebruik van online bronnen: Er zijn veel bronnen, waaronder handleidingen en sjablonen, online beschikbaar om bedrijven te helpen hun BOIR-aanvraag te begrijpen en aan te vullen. BOIR.org biedt toegankelijke bronnen voor bedrijven die ondersteuning zoeken bij het begrijpen en vervullen van de BOIR-vereiste.
- Gebruik een beveiligd archiefsysteem: Gezien de gevoelige aard van informatie over uiteindelijk begunstigden, moet u ervoor zorgen dat uw archiveringsproces veilig is. Gebruik gerenommeerde digitale platforms voor het opslaan van gegevens en beperk de toegang tot de informatie tot uitsluitend geautoriseerde personen.
- Controleer nogmaals of er vrijstellingen zijn: Sommige entiteiten zijn vrijgesteld van de BOIR-rapportagevereisten. Controleer of uw bedrijf valt onder een van de 23 categorieën die zijn vrijgesteld van rapportage, waaronder gereguleerde bedrijven, grote werkmaatschappijen en dochterondernemingen van bepaalde vrijgestelde entiteiten.
Mogelijke sancties bij niet-naleving
Het niet voldoen aan de BOIR-vereisten kan resulteren in aanzienlijke boetes. Bedrijven kunnen worden geconfronteerd met boetes tot $ 500 per dag voor elke dag dat de indiening te laat is, met mogelijke strafrechtelijke vervolging voor degenen die opzettelijk de indiening vermijden. Het waarborgen van de naleving van BOIR is niet alleen essentieel om juridische redenen, maar toont ook het engagement voor transparantie en ethische bedrijfspraktijken.
Hoe BOIR-naleving uw bedrijf ten goede kan komen
Hoewel de BOIR-vereiste misschien een extra regeldruk lijkt, heeft deze ook voordelen voor bedrijven die aan de regels voldoen:
- Reputatie: Door te voldoen aan BOIR geeft u blijk van toewijding aan ethische praktijken, die de reputatie van uw bedrijf bij investeerders en klanten kunnen verbeteren.
- Verminderd risico: Door de eigendomsgegevens up-to-date en toegankelijk te houden, kunnen toekomstige audits en wettelijke controles minder ingewikkeld worden.
- Veiliger bedrijfsklimaat: Door bij te dragen aan transparantie ondersteunt u de inspanningen om financiële criminaliteit uit te bannen, waardoor het ondernemingsklimaat voor iedereen veiliger wordt.
Laatste gedachten: een voorsprong blijven op de naleving van BOIR
De eerste BOIR-deadline voor indiening lijkt misschien een uitdaging, vooral voor kleinere bedrijven die niet bekend zijn met federale indieningsvereisten. Met voorbereiding, begrip en zorgvuldige planning kan het voldoen aan de BOIR-naleving echter worden gestroomlijnd. Door de uiteindelijke begunstigden te identificeren, de noodzakelijke informatie te verzamelen en te verifiëren en op de hoogte te blijven van eventuele updates of wijzigingen, kan uw bedrijf effectief aan deze nieuwe vereiste voldoen. Vergeet niet dat de sleutel is dat je georganiseerd blijft proactief.
Voor extra ondersteuning, bezoek BOIR.org voor bronnen, updates en deskundig advies over het waarborgen van de naleving van de BOIR-vereisten
Media-informatie:
Website: https://boir.org/
E-mail: contact@boir.org
Contactpersoon: +18562493934
Adres: VS
